Interne fraude herkennen: 10 waarschuwingssignalen voor werkgevers

1. Afwijkingen in administratie of financiële rapportages

Wanneer cijfers niet kloppen, documenten ontbreken of rapportages steeds opnieuw aangepast moeten worden, kan dit duiden op bewuste manipulatie. Gekke of onlogische dingen in de administratie zijn vaak een eerste hint dat er iets mis kan zijn.

2. Weerstand tegen controles of interne audits

Als medewerkers defensief reageren op vragen of bepaalde stappen in het werkproces proberen te vermijden, kan dat een signaal zijn dat er iets niet klopt. Denk bijvoorbeeld aan het niet willen laten meekijken bij controles, steeds uitstellen van verplichte controles of documenten die ‘toevallig’ nooit compleet zijn.

3. Te veel bevoegdheden bij één medewerker

Gebrek aan functiescheiding vergroot de kans op fraude. Wanneer een medewerker een volledig proces beheert (bijvoorbeeld facturatie én goedkeuring), ontstaat een risico op misbruik.

4. Leefstijl die niet overeenkomt met het salaris

Opvallende luxe aankopen, dure reizen of een plotseling veranderde levensstijl kunnen, in combinatie met andere signalen, wijzen op interne fraude of ongeoorloofde inkomsten.

5. Te sterke loyaliteit aan één leverancier of klant

Als er steeds weer voor dezelfde leverancier of klant wordt gekozen zonder een logische reden, zoals prijs, kwaliteit of beschikbaarheid, kan dat wijzen op belangenverstrengeling. Het kan dan zomaar zijn dat persoonlijke banden of voordelen een rol spelen in plaats van wat het beste is voor de organisatie.

6. Ongebruikelijke aanwezigheid buiten reguliere uren

Denk bijvoorbeeld aan iemand die ’s avonds laat nog in het magazijn is terwijl dat geen onderdeel is van zijn functie, of een collega die buiten kantooruren in de administratie duikt om ‘nog even iets aan te passen’. Zulke situaties hoeven niet direct iets te betekenen, maar in combinatie met andere signalen kunnen ze wel een waarschuwing zijn.

7. Plotseling veranderend gedrag of stresssignalen

Fraudeurs ervaren vaak spanning. Terugtrekken, prikkelbaar gedrag of extreme controle over het eigen werk kunnen onderdeel zijn van een groter patroon.

8. Weinig tot geen vakantiedagen opnemen

Wanneer iemand nooit vrij neemt of taken niet wil overdragen, kan dit betekenen dat fraude moeilijk te verbergen zou zijn tijdens afwezigheid.

9. Klachten van klanten of leveranciers

Als externe partijen melding maken van afwijkende betalingen of foutieve facturen, kan dat een belangrijk signaal van interne fraude zijn.

10. Ongebruikelijke transacties in systemen

Kleine, steeds terugkerende bedragen, afrondingen die niet helemaal kloppen of betalingen die nét onder een goedkeuringsgrens blijven, zijn typische patroontjes die in fraudeonderzoek vaak naar voren komen. Op zichzelf lijken die bedragen misschien onschuldig, maar juist die subtiele herhaling kan een teken zijn dat iemand onder de radar probeert te blijven.